Nagrania dźwiękowe są obecnie wykorzystywane w znaczącej liczbie przypadków, w których konieczne jest zachowanie przebiegu rozmowy albo wypowiedzi. Mogą dotyczyć spotkań, rozmów zawodowych, badań, wywiadów albo innych wydarzeń, podczas których przekazywane są ważne informacje. Samo odsłuchanie pliku audio nie za każdym razem umożliwia szybko wyszukać potrzebne fragmenty, w szczególności gdy materiał trwa kilka godzin i zawiera wiele wątków.
W takich okolicznościach przygotowywane są transkrypcje nagrań, czyli dokładne zapisy treści mówionej w formie tekstu. W trakcie ich tworzenia znaczenie ma nie tylko zapis słów, niemniej jednak również zachowanie kolejności wypowiedzi a także właściwe przypisanie ich konkretnym osobom.
Praktyka pracy z materiałami audio pokazuje, że prawie każde nagranie może stawiać inne wymagania. Przeciwnie wygląda opracowanie wyraźnej rozmowy prowadzonej przez dwie osoby, a przeciwnie zapis dyskusji, w której uczestniczy kilka osób równocześnie. Kłopotem mogą być niewyraźne głosy, zakłócenia techniczne, dźwięki otoczenia lub fragmenty, w których rozmówcy wypowiadają się bardzo szybko (warto także zobaczyć: transkrypcja cennik). W tak zaistniałych okolicznościach konieczne jest zachowanie ostrożności przy odtwarzaniu treści, ponieważ niewłaściwie rozpoznane słowo może przemienić sens całej wypowiedzi. Zapis powinien odzwierciedlać materiał źródłowy, a nie interpretować go według własnych wymogów.
W określonych sprawach szczególne znaczenie ma transkrypcja do sądu, ponieważ dokument tego typu może być wykorzystywany podczas analizy materiałów związanych z postępowaniem. Przygotowanie takiego zapisu wymaga zwrócenia uwagi na szczegóły, takie jak dokładna kolejność zdań, wskazanie rozmówców a także oznaczenie miejsc, w których nagranie jest nieczytelne. Niektóre fragmenty mogą wymagać ponownego odsłuchania lub porównania z innymi częściami rozmowy. Istotne jest też zachowanie naturalnego przebiegu wypowiedzi, ponieważ sposób formułowania zdań, przerwy czy niedokończone myśli mogą mieć znaczenie przy późniejszej ocenie treści.
Stenogramy przygotowuje się też w innych sytuacjach, gdy potrzebny jest pisemny zapis rozmów albo wystąpień. Mogą one dotyczyć zebrań, konferencji, przesłuchań lub wewnętrznych ustaleń prowadzonych w formie ustnej. W współzależności od przeznaczenia dokumentu stosuje się różne sposoby zapisu, od wiernego odwzorowania wypowiedzi po bardziej uporządkowaną wersję ułatwiającą późniejsze czytanie. Ostateczna forma zależy od rodzaju nagrania, oczekiwanego poziomu szczegółowości a także tego, jakie informacje mają zostać zachowane w gotowym tekście.
Więcej informacji na stronie: transkrypcja do sądu.